OmniFocus – 功能強大完整的 GTD 軟體

Category: Productivity (生產力)
Rate: ★★★★
Price: $19.99

這套軟體其實相當早就買了!(也只有剛拿到手機的那陣子才會失心瘋狂買 [E108]
價格是我目前為止買過的第二貴,僅次於大辭林
雖然如此,不過他仍是一套功能算是完整的 GTD 待辦事項清單軟體,決定購買的理由後面會提到。

啟動後進入的畫面,由上到下分別是:Inbox(收件匣)、Projets(專案)、Contexts(場合)、Due Soon(即將到期)、Overdue(已過期)、Flagged(旗標項目)、Search(搜尋)
OmniFocus
而最下排的五個 icon 由左至右分別是:首頁(快速回到目前這頁)、定位(顯示在這裡可以執行的任務)、同步(需要先在設定中設定好)、新增任務(快速新增收件匣項目)、設定(可以在此設定相關選項)

OmniFocus
首先來看看 Inbox 收件匣項目,這邊就是讓你快速記錄待辦事項用的!
在這邊的項目尚未分類,突然想到要做的事時,點右下第二個 icon 就可以快速新增項目來讓你記錄。
有空的時候檢視一下收件匣,看看有哪些項目可以分類的,把收件匣清空才不會亂成一團!

OmniFocus

再來是 Projects 專案,其實可以直接當成資料夾來管理待辦事項清單,如果習慣樹狀管理的話這算他的強項。
我最喜歡這套軟體的其中一點就在於他的項目可以無限延伸,層層分類。

OmniFocus

例如我在 Projects 建立了一個私人的資料夾,裡面除了平時的私人事項之外,還有我準備要去日本的項目,光是這樣就可以開了許多層級出來。

OmniFocus

行前準備是在出發前,突然想到有什麼要注意的就先記下來放在這邊。

OmniFocus

點進項目之後,我們可以在這邊設定許多東西。
項目名稱、項目註解,接著是 Context 場合、Project 隸屬的專案、Start 開始時間、Due 到期時間、Repeat 重複以及 Flag 加上旗標
OmniFocus

繼續往下拉還可以夾帶照片或是錄音來幫助為這個項目做註解,
拍照部分我覺得拿來記錄購物清單的項目相當實用!

OmniFocus

接著來說說 Contexts 場合。你是否有過到了某個地方要買些東西並順便做什麼事,在腦中想好之後,到了現場卻忘了某一件事,回來才突然驚覺:「啊!我剛剛去那邊忘了順便xxx!」
場合這個項目便是能幫助你減少這樣的困擾。

OmniFocus

我們可以事先在 Contexts 中建立好各種固定的場合,像是公司、家裡、銀行、郵局等等,搭配 OmniFocus 的特異功能:定位,點一下左下第二個 icon 則可以根據你目前所在位置,列出在這邊可以做的事。
點一下 Edit 也可以直接以拖曳大頭針的方式來建立新的場合。

OmniFocus

所以在使用定位功能前,我們必須先建立好各個場合的資料。在 Contexts 中新增場合時,location 下方提供多種方式讓你來指定這個場合的執行地點。

OmniFocus

在地圖檢視中點一下上方的 list,可以以列表方式來顯示這附近的待辦事項。
Contexts 並不只可以設定地點,我們也可以建立電話中、電腦前等等不同的情況,把在同一種場合要做的事一次列出來,可以提昇不少效率。
OmniFocus

接下來看看 Due Soon 即將到期。如同字面意思,會以橘色顯示即將到期的項目(在其他地方的橘色顯示也是指即將到期的項目),同時在程式頁面時 OmniFocus 的 icon 上也會有數字顯示。不過很可惜的是 OmniFocus 並沒有 Push 提醒功能,所以我們要時時檢視。
OmniFocus

Overdue 是指已過期項目,以紅色顯示。
Flag 則是加上旗標的項目,在我們建立或修改項目時,打開 Flag 的項目則會顯示在此,類似加入書籤的快速連結功能。Search 是搜尋,搜尋時會連同已完成項目一起顯示。

OmniFocus

在首頁點右下角的 i 的 icon 可以進入設定畫面,在這邊我們可以設定要以什麼方式跟 Mac 同步。
這邊我所使用的是 MobileMe,所以只需輸入帳號密碼即可同步,這也是我購買的主因。

OmniFocus

除了 MobileMe 之外,它還提供了相當多種的方式與 Mac 同步。

OmniFocus

我們可以在 Mac 上選擇好之後,把設定檔傳給 iPhone 來設定同步。
在 Mac 上的 OmniFocus 也是相當完整,雖然介面不算好看,不過整潔清爽對我來說已經足夠。
多數待辦事項都是在 Mac 上建立好之後同步到 iPhone 上,執行起來相當方便。
(下圖是我曾經試著中文化不過沒有做完所以介面中日夾雜 [E414]
OmniFocus

總結來說,雖然 Mac 版的 OmniFocus 介面比不上 Things,不過可以跟 MobileMe 同步對我來說是最重要的,這樣不論是電腦或手機當機的時候,我的資料都不會不見。
接著就是它有如寫大綱般的無限延伸層級是我很習慣的管理方式,如果喜歡 tag 式的管理則可以試試看 Things。
而 GTD 軟體事實上我最喜歡的還是 The Hit Lists,只是遲遲等不到 iPhone 版所以桌面版的也一直沒辦法持續使用,相當期待它的 iPhone 版問世。
雖然這些都是以 GTD 為概念所製作的軟體,不過我本身對 GTD 並沒有那麼深入的研究,對我來說 OmniFocus 是個可以ㄖ讓我把雜亂的待辦事項整理好的軟體,如果你能找到自己的用法,懂不懂 GTD 其實也沒那麼重要了。

關於 GTD,可以參考維基百科的解釋,以及下面的連結。
appleseed, 蘋果核:開始你的GTD – 樂多日誌
twhsi的BLOG :: Xuite日誌
{|ihower.idv.tw| blog } | 搞定! GTD

4 Comments

  1. scott
    Posted 2010/01/16 at 11:53 | +

    偶然搜尋到這篇文章,剛好也在考慮是否購買Omnifocus,請問iPhone版可以批次編輯嗎?譬如一次將五個待辦事項加上tag或移動

  2. Posted 2010/01/16 at 18:24 | +

    批次編輯的話目前 iPhone 版的 OmniFocus 可能沒辦法唷!
    不過 2Do 最近有更新,現在這版的就有批次編輯的功能,可以批次加上 TAG 或是移動、刪除都做得到,缺點是沒有桌面端軟體,但還是可以跟 iCal 或是 Outlook 同步就是了!

    PS. 我的 2Do 文章是之前它剛上市的時候寫的,現在的最新功能可以到 App Store 上查看!

  3. nikita
    Posted 2010/04/28 at 07:17 | +

    謝謝,你介紹的好詳盡喔~但看過你介紹的幾個待辦事項軟體後,想請問,如果我希望設定的待辦事項,是每天都重複的數個項目,該用哪個待辦事項軟體好呢?

  4. santin
    Posted 2010/05/05 at 19:12 | +

    OmniFocus 有重複事項的功能,不過缺點是啟動速度慢,貴,配合 Mac 比較好用
    2Do 也有重複的功能,啟動速度普通,介面比較花俏,可以跟 iCal 或是 Outlook 同步
    Taska 也可以重複,但是程式還有些小 Bug

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